Kirjaamisen käsikirja tukee asiakastyön laatua

Rinnekodeilla on viimeisen puolentoista vuoden aikana panostettu asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen kehittämiseen. Samalla valmistaudumme sosiaalihuollon Kanta-liittymään, joka tulee pakolliseksi palveluntarjoajille ensi vuoden syksyllä. Työntekijöiden käyttöön laadittu kirjaamisen käsikirja tarjoaa ohjeita tehokkaaseen ja olennaiseen keskittyvään kirjaamiseen, mikä tukee samalla asiakas- ja potilastyön laatua.

Sosiaali- ja terveysministeriön viime vuoden lopulla tekemän selvityksen mukaan sote-alan ammattilaiset käyttävät päivittäin kirjaamiseen aikaa keskimäärin vähän alle kolme tuntia. Lääkäreillä, sairaanhoitajilla ja sosiaalityöntekijöillä aikaa kului keskimäärin 3 tuntia ja 14 minuuttia.

Ammattilaisten kokemusten mukaan kirjaamista hankaloittavat erityisesti kirjattavien tietojen suuri määrä ja tietojärjestelmien käytettävyys. Sosiaalihuollossa kirjaamista hankaloittavat lisäksi puutteet kirjaamiskäytännöissä.

Kirjaaminen on paitsi aikaa vievää, myös tärkeää: Kirjaamisen ensisijainen tarkoitus on varmistaa, että asiakkaan palvelupolku on ymmärrettävä, seurattavissa ja perusteltavissa. Kehittämällä kirjaamiskäytäntöjä varmistetaan, että asiakkaan tilanne hahmottuu kokonaisuutena, tieto kulkee ja että laatu ja vaikuttavuus paranevat.

Kirjauksista saatu tieto auttaa seuraamaan tavoitteiden toteutumista, arvioimaan työn vaikuttavuutta ja kehittämään palveluita.

”Kirjauksista saatu tieto auttaa seuraamaan tavoitteiden toteutumista, arvioimaan työn vaikuttavuutta ja kehittämään palveluita”, Rinnekotien kirjaamisen asiantuntija Sannariikka Grönfors sanoo.

Kanta-liittymää edeltää kehitystyö

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamista on kehitetty Rinnekodeilla vuosia, viimeiset puolitoista vuotta erityisen aktiivisesti. Kirjaamisen kehittäminen on osa sosiaalihuollon Kanta-liittymään valmistautumista. Sosiaalihuollon palveluntarjoajien on liityttävä Kantaan lain vaatimukset täyttävällä asiakastietojärjestelmällä viimeistään 1.9.2026.

Kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen vaatii johdonmukaista ohjeistusta, koulutusta ja toimintatapojen yhtenäistämistä. Kanta-liittymistä varten käynnissä olevat useat, rinnakkaiset kehittämisprojektit varmistavat myös sen, että tekniset ja toiminnalliset valmiudet liittymiseen ovat kunnossa.

Sannariikka Grönfors arvioi, että Rinnekodit pystyy liittymään Kantaan kansallisesti asetetussa aikataulussa.

”Takana on iso työ, jossa olemme perusteellisesti kuvanneet kirjaamisen sisäiset rakenteet ja toimijoiden roolit, jotta vastuut ja tehtävät ovat selkeitä. Tavoitteena on ollut yhdistää ohjaus ja arjen työ entistä paremmin.”

Tukea arkeen prosesseista ja työkaluista 

Syksyllä 2024 Rinnekodeilla alettiin rakentaa kirjaamisen käsikirjaa pala palalta. Nyt vajaa vuosi myöhemmin ensimmäiset moduulit käsikirjoista ovat työntekijöiden käytettävissä. Kirjaamisen kehittämisen työryhmän lisäksi käsikirjan valmisteluun on osallistunut palvelualuejohtajia, palveluyksikön johtajia, kirjaamisen yhteyshenkilöitä, pääkäyttäjiä sekä eri asiantuntijatehtävissä työskenteleviä.

”Käsikirjaan on koottu keskeinen kirjaamisesta annettu kansallinen ja sisäinen ohjeistus mahdollisimman konkreettisiksi ohjeiksi. Sen ansiosta olemme muun muassa päässeet eroon lukuisiin eri paikkoihin pirstaloituneista ohjeista”, Sannariikka Grönfors kuvailee.

Käsikirjaan on koottu keskeinen kirjaamisesta annettu kansallinen ja sisäinen ohjeistus mahdollisimman konkreettisiksi ohjeiksi.

Käsikirja sisältää niin kaikille yhteisiä ohjeita kuin asiakasryhmäkohtaista sisältöä. Vaikka käsikirja on saanut hyvän vastaanoton ja todettu hyödylliseksi, valmis se ei vielä ole.

”Vielä julkaisemattomien osioiden valmistelun lisäksi työstämme kirjaamisopasta monikielisille työntekijöille, roolikohtaisia kirjaamisosaamisen portaita, syventäviä kirjaamiskoulutuksia sekä tekoälyratkaisuja”, Grönfors kuvailee.

Yhdessä enemmän – verkostot ja koulutus

Kirjaaminen on osa sote-ammattilaisten työtä ja tärkeä väline asiakastyön tukena. Siksi on tärkeää, että kaikki tietävät roolinsa kirjaamisessa.  Rinnekotien yksiköissä keskeisessä roolissa on kirjaamisen yhteyshenkilö, joka huolehtii kirjaamisen kokonaisuudesta, perehdyttämisestä ja  laadun varmistamisesta.

Kirjaamisen yhteyshenkilöt muodostavat verkoston, joka toimii keskeisenä kanavana kirjaamiseen liittyvissä asioissa: verkosto nostaa esiin kipukohtia, mahdollistaa yhteiskehittämisen ja auttaa viemään uutta käytäntöön.

”Kirjaamisen yhteyshenkilöt ovat olleet ihailtavan aktiivisia myös käynnissä olevissa kehittämisprojekteissa ja kirjaamisen käsikirjan työstämisessä. On selvää, että työntekijöiden osallistaminen ohjeistusten ja mallien kehittämiseen lisää niihin sitoutumista ja tekee ohjeista paremmin käytännön työhön sopivia”, Grönfors toteaa.

Teksti: Johanna Haaga-Shrestha, viestinnän asiantuntija

Kuvat: iStock