Tietosuoja
Henkilötietojen käsittely Rinnekodeissa
Yksityisyyden suojasi on meille tärkeä
Me Rinnekodeissa käsittelemme asiakkaiden henkilötietoja huolellisesti. Pidämme vastuullisena sosiaali- ja terveydenhuoltoalan toimijana huolta tietosuojaan liittyvistä velvollisuuksista. Olemme sitoutuneet noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja kansallista tietosuojalakia, sekä sote-alan erityislainsäädäntöä. Kun käytämme palveluissamme yhteistyökumppaneita, vastaamme myös heidän toiminnastaan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tällä sivulla kuvataan Rinnekodeissa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn yleiset tietosuojaperiaatteet.
Mihin tarkoitukseen henkilötietojasi kerätään?
Rinnekodeissa käsitellään henkilötietoja palvelujen tuottamiseksi ja toimintamme tarkoituksen toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin ja palvelun järjestäjän kanssa tehtyyn sopimukseen. Mikäli käytämme palveluiden toteuttamisessa alihankkijoita, edellytämme, että he noudattavat samoja tietosuojaperiaatteita kuin mitä me noudatamme.
Kuka on Rinnekotien käsittelemien henkilötietojen rekisterinpitäjä?
Rinnekodit käsittelee sosiaali- ja terveydenhuollon palvelutoiminnassa henkilötietoja pääsääntöisesti lakisääteisten palvelunjärjestäjien, kuten hyvinvointialueiden toimeksiannosta. Tällöin Rinnekotien keräämien ja käsittelemien henkilötietojen (asiakas- ja potilastietojen) rekisterinpitäjä on palveluita ostava hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki.
Rekisterinpitäjällä on vastuu asiakastiedoista ja oikeus määrätä mm. asiakastietojen luovuttamisesta. Rekisterinpitäjän vastuut ja velvollisuudet koskevat rekisterinpitäjää sen itse käsitellessä tietoja ja silloinkin, kun palveluntuottaja käsittelee niitä sen puolesta. Rekisterinpitäjän on huolehdittava henkilötietojen huolellisesta ja tietoturvallisesta käsittelystä niin, että henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet toteutuvat.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä. Informointi on rekisterinpitäjän tehtävä. Hyvinvointialueesi tai Helsingin kaupungin verkkosivuilta löydät sosiaali- ja terveystoimen laatiman tiedon henkilötietojen käsittelystä. Mikäli rekisterinpitäjä ei ole informoinut sinua tullessasi palveluihin, kerromme Rinnekodeissa tietojesi käsittelystä tietosuojaselosteen avulla. Tarvittaessa voimme käyttää myös kommunikaatiota tukevaa kuvallista materiaalia informoinnin tukena.
Rinnekodit on rekisterinpitäjä silloin, kun käsittelemme henkilötietoja joko oman toimintamme tai suoraan asiakkaalle tarjottavien palveluiden (kuten asuntojen vuokraaminen) toteuttamiseksi. Tarkemmat tiedot tällaisten henkilörekisterien sisällöstä, käyttötarkoituksesta, tietojen luovutuksista ja rekisteröidyn oikeuksista kerrotaan kyseisen rekisterin tietosuojaselosteessa. Tietosuojaselosteet ovat saatavilla kyseisten palveluiden yhteydessä tai tietosuojavastaavalta.
Millaisia tietoja sinusta kerätään?
Rinnekodit kerää ja käsittelee tuottamiensa sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluiden yhteydessä lakisääteisiä ja palveluiden järjestäjän määrittämiä tietoja. Lisäksi keräämme ja käsitelemme oman toimintamme toteuttamiseksi välttämättömiä henkilötietoja, esimerkiksi palveluiden laskuttamiseksi ja toiminnan ohjaamiseksi. Kussakin palvelussa käsiteltävät tiedot kerrotaan tarkemmin tietosuojaselosteissa.
Mistä lähteistä tietosi kerätään?
Pääosin tiedot on kerätty sinulta tai, mikäli olet alaikäinen, huoltajaltasi. Läheinen, joka hoitaa asioitasi, voi myös antaa puolestasi tietoja, mikäli et itse pysty niitä antamaan. Hoitoon ja palveluun aiemmin osallistuvilta tahoilta on voitu saada tietoja suostumuksellasi tai erityislainsäädännön perusteella. Rinnekodit saa tietojasi palvelunjärjestäjältä eli sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita suunnittelevalta ja palveluista vastaavalta taholta. Palvelusi suunnitellaan yhdessä sinun, palvelunjärjestäjän ja Rinnekotien työntekijöiden kanssa.
Kuinka kauan tietojasi säilytetään?
Tietojesi säilytysaika määritellään Rinnekotien arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) mukaan potilastietoja säilytetään 12 vuotta kuolemasta tai ellei siitä ole tietoa, niin 120 vuotta syntymästä.
Sosiaalihuollon asiakastiedot säilytetään Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista mukaisesti. Säilytysajat vaihtelevat eri palveluissa. Kehitysvammaisten erityishuollossa kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Rekisterinpitäjä vastaa tietojen arkistoinnista. Tietosi luovutetaan hyvinvointialueellesi tai Helsingin kaupungille palvelusi päätyttyä.
Kuka käsittelee henkilötietojasi ja minne niitä luovutetaan?
Noudatamme palveluissamme salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta emmekä luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman suostumustasi tai laista tulevaa velvoitetta. Rekisterinpitäjällä on oikeus saada tiedot, jotka Rinnekodit on sopimukseen perustuen palvelua toteuttaessaan kerännyt.
Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että kyseiset tiedot on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla esimerkiksi käyttämällä EU-komission mallilausekkeita.
Kuka käsittelee henkilötietojasi ja minne niitä luovutetaan?
Kiinnitämme erityistä huomiota tietosuojaan ja tietoturvaan tuotteidemme ja palvelujemme suunnittelussa ja tuottamisessa. Suojaamme henkilötietoja sekä viranomaisten että palvelujen tilaajien antamien ohjeiden, konsernin tietosuojapolitiikan ja -ohjeiden, sekä tietosuoja- ja tietoturva-alan standardien ja parhaiden käytäntöjen määrittämillä menetelmillä.
Organisaation johto vastaa tietosuojan toteutumisesta. Johdon tukena on tietosuojaorganisaatio. Rinnekodeissa tietosuojavastaavana toimii Diakonissalaitoksen tietosuojavastaava, joka seuraa ja valvoo tietosuojan toteutumista organisaatiossa sekä tukee ajanmukaisten tietosuojakäytäntöjen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Arvioimme tietosuojariskit uusia toimintoja aloitettaessa tai ennen uusien järjestelmien käyttöönottoa. Henkilötietoihin pääsy on vain työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Koko henkilöstömme osallistuu tietosuojakoulutukseen.
Mitkä ovat sinun oikeutesi?
Sinulla on oikeus saada ymmärrettävällä tavalla informaatio siitä, miten tietojasi käsitellään. Olemme laatineet selkokieliset tietosuojaselosteet ja ne löytyvät yksiköistä. Lisäksi olemme laatineet kuvallisen materiaalin rekisteröidyn informoimisen tueksi.
Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja Rinnekodeilla on sinusta. Sinulla on oikeus vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista. Voit myös rajoittaa tietojesi käsittelyä siksi ajaksi, kun virheellinen tieto saadaan oikaistua
Silloin, kun tietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus perua suostumus. Peruminen ei tule voimaan jälkikäteen, eli siihen asti tapahtunut tietojesi käsittely on sallittua.
Voit käyttää oikeuksiasi täyttämällä henkilötietojen tarkastus- tai oikaisupyyntölomakkeen tai esittämällä pyynnön suullisesti palveluiden tuottajan tai rekisterinpitäjän luona. Meidän tulee aina varmistaa henkilöllisyytesi ja autamme kirjallisen tarkastuspyynnön täyttämisessä ja sen lähettämisessä rekisterinpitäjälle. Oman hyvinvointialueesi tai Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimi rekisterinpitäjänä vastaa ja me autamme rekisterinpitäjää oikeuksiesi toteutumisessa. Jokaisessa palvelussa on nimetty rekisteriasioita varten yhteyshenkilö, jonka nimi löytyy tietosuojaselosteesta. Jos et ole varma, miten tulisi toimia, voit aina kysyä neuvoa tietosuojavastaavaltamme.
Sinulle on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta. Tietosuojavaltuutetun toimistosta saat lisää tietoa henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksiisi liittyvistä asioista.
Mistä löydät tarvittavat yhteystiedot?
Hyvinvointialueilla ja Helsingin kaupungilla palvelun järjestäjänä on rekisterinpitäjä sosiaali- tai terveydenhuoltopalveluihin liittyvien asiakas- ja potilastietojen osalta, ole yhteydessä oman hyvinvointialueesi tai Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimeen. Yhteystiedot, henkilötietojen käsittelyyn liittyvä informaatio sekä tarkastusoikeuden toteuttamiseen liittyvät lomakkeet ja ohjeet löytyvät hyvinvointialueesi tai Helsingin kaupungin verkkosivuilta.
Rinnekodit vastaa yksityisten palvelujen tuottajana itse kaikista rekisterinpitäjän velvollisuuksista. Voit ottaa yhteyttä kaikissa yksityisyyden suojaa koskevissa kysymyksissä tietosuojavastaavaamme.
Postiosoite:
Rinnekodit, Tietosuojavastaava
Alppikatu 2
00530 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@hdl.fi
Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi
Tietosuojaselosteet ja tietopyynnöt Diakonissalaitoksen sivuilla.
Muutokset näihin henkilötietojen suojaperiaatteisiin
Päivitämme henkilötietojen käsittelyä koskevaa informaatiota tarvittaessa. Ilmoitamme päivitysajankohdan tämän informaation lopussa olevassa ”viimeksi päivitetty” -kohdassa. Suosittelemme, että tarkistat näiden henkilötietojen suojaperiaatteiden sisällön säännöllisin väliajoin, jotta pysyt ajan tasalla mahdollisista muutoksista.
Viimeksi päivitetty: Tammikuussa 2023